「送る相手もファイル名も確認したのに、別のお客様の資料が入っていた」。まとめた資料を納品するときは、外側だけのチェックでは見落とすことがあります。
先に結論をお伝えすると、作業場所を分け、完成したZIPを開き、送付先と内容を照合することが大切です。TOPPANの公表済み事案から、店舗や小さな会社で見直せる確認手順を整理します。
完成ZIPに別の取引先の資料が混ざると、宛先だけ合っていても誤送付になります。TOPPANの公表済み事案をもとに、作業場所、完成物の中身、送信前の照合を点検する3手を紹介します。
この記事でわかること
- 宛先と完成ファイルの中身を別々に確認する
- 公表の対象数と実人数・対象外を混同しない
- 作業場所・完成物・送付先を照合する
送付先が正しくても、別の会社の資料が混ざることがあります
外側のファイル名だけでは、納品内容を確認したことになりません。
TOPPANは9月29日、受託していた保険料控除証明書発行サービスの運用業務で、損保ジャパンの契約者情報を別の損害保険会社1社へ誤送付したと公表しました。作業は9月1日で、公表日と発生日は異なります。
10月に新たに発生した事案として紹介するものではありません。公式説明では、複数社向けのZIPファイルが同じフォルダーにある状態で、ドラッグ＆ドロップを誤り、一方のZIPが他社向けZIPの中へコピーされました。
ZIPは複数の資料を一つにまとめられる形式です。送付前に内部の内容を再確認していなかったとも説明しています。
システム障害や外部からの不正アクセス、サイバー攻撃によるものではないと確認した、というのが同社の説明です。事故をすべて攻撃と呼ばず、何が混ざり、どの確認が抜けたかを読みます。
出典：TOPPANお知らせ1・4。
対象数と実人数、対象外の項目を分けて読みます
大きな数字を、確認の条件や注記から切り離さないようにします。
納品の二つの軸
宛先と中身は別の確認
- 1宛先送付先の会社と担当者
- 2中身完成ZIPを一覧と照合
- 3変更後再確認してから送る
公表の対象数は177,426名ですが、同じ契約者が重複して含まれる可能性があり、精査で実際の人数が減る場合があるとの注記があります。そのまま重複のない実人数と断定したり、別事件の件数と合計したりしません。
該当する項目はカナ氏名、保険料控除用証券番号、業務IDです。一方、漢字氏名、住所、生年月日、電話番号、メールアドレス、カード情報、口座情報、マイナンバー等は含まれないと説明しています。
すべての個人情報が送られた、という表現にはしないことが大切です。証券番号のみで第三者が個人や契約内容を特定・照会できないとも記載されています。
ただし、これは番号の扱いに関する説明で、誤送付自体がなかった意味ではありません。誤送付先の完全削除確認と、公表時点で二次流出や不正利用が確認されていないという損保ジャパンの説明も、将来の安全保証へ言い換えないようにします。
出典：両社お知らせの対象項目・件数。
選択方法だけでなく、作業全体を別の人が確認します
一つの操作を変える対策と、結果を確かめる対策は組み合わせます。
TOPPANは再発防止策として、添付時に「ファイルを選択」を使う方法へ統一し、作業者と別の確認者を置いて工程全体を確認すると説明しています。添付ファイルの容量・タイムスタンプを元データと照合し、恒久対策として送付工程のシステム化を進めるとも記載しています。
システム化は公表時点の予定で、完了実績として扱いません。ここからは小さな事業所への提案です。
容量や日時を照合する方法だけでは、内容の意味まで同じとは言えません。完成したZIPを開き、納品一覧と照合する確認を加えましょう。
正しい封筒に、別のお客様の書類を入れてしまう場面を想像すると、宛先と中身を別々に見る理由が分かります。担当者を増やすだけで、必ず間違いを防げるわけではありません。
何を見たら確認済みとするか、どの完成物を送るかを揃え、確認後に中身を変更したらもう一度照合する流れにします。出典：TOPPANお知らせ6。
後半は当記事の運用提案です。
作業場所を分け、完成物を開き、宛先と照合します
確認対象を「作りかけ」から「実際に送るファイル」へ移します。
現場で点検
送信前の3手
- 1分ける取引先別の作業場所
- 2開く完成ZIPの内部
- 3照合する宛先と確認した完成物
一手目は、取引先別に作業場所を分けることです。例えば見積り資料を作るなら、その日に送る相手の必要資料だけを作業用フォルダーへ置きます。
元データをむやみに削除するのではなく、不要な資料が作業へ混ざりにくい配置を担当者と決めます。二手目は、まとめた後のZIPを実際に開くことです。
必要な資料が揃うか、別の会社向け資料がないか、さらにZIPが入れ子になっていないかを納品一覧で照合します。「ファイル名が合っている」というチェックだけで終わらせないことがポイントです。
閲覧は業務で許可された環境で行い、確認のために個人用クラウドへ送らないようにします。三手目は、その完成物と送付先を別の人が確認することです。
送信担当へ渡す際に、確認日時と対象ファイルを残します。一人の事業所では作成直後と送信前で確認時点を分ける方法もありますが、同じ人が二回見ることは独立した二人の確認と同じではありません。
まずは自社の人数と作業量に合う手順を決めましょう。
誤りに気づいたら、記録を残して担当へつなぎます
削除や説明を自己判断で進めず、連絡と確認を分けます。
誤送付が疑われた場合は、責任者へ連絡し、送付日時、相手、対象ファイル、気づいた経緯を必要な範囲で整理します。相手に削除してもらえばすべて終わると決めつけず、追加送信を止められるか、どの説明が必要かを担当者と確認します。
この整理は個別の法的対応を判断するものではありません。9月29日の両社案内は、対象者へ登録メールアドレス宛に順次連絡し、メール登録がなければ封書で案内するとしています。
この記事で現在の通知完了を確認したものではありません。本件の個別確認は、取扱代理店ではなく損保ジャパンの専用窓口へ案内されています。
番号や受付時間は公式資料の最新案内で確かめてください。宛先だけでなく、実際に送る中身を確かめることが誤送付対策の出発点です。
noticaでは小さな会社やお店が続けやすい情報整理とホームページ更新をお手伝いしています。まず一つ見直すなら、送信前の確認欄に「完成ZIPを開いた」を加えられるでしょうか。
情報確認日：2026年10月16日。公表済み事案の記述は9月29日の両社資料を基準にしています。